Español
English
De acuerdo con la página oficial del Gobierno de México, cuando hablamos de contabilidad electrónica, nos estamos refiriendo a la obligación de llevar los registros y apuntes contables a través de medios electrónicos, además de ingresar de forma mensual, esta información contable a través de la página de Internet del SAT.
La contabilidad electrónica no solo facilita el cumplimiento de obligaciones fiscales, sino que también proporciona a las empresas herramientas poderosas para el análisis financiero y la toma de decisiones. Al digitalizar los registros contables, las organizaciones pueden acceder a datos en tiempo real, realizar auditorías más eficientes y optimizar su gestión financiera.
Sabemos que la contabilidad genera información sobre el estado financiero de una organización, como puede ser su rentabilidad, las ventas que tiene, sus utilidades o las pérdidas que se producen. Gracias a la importancia de este tema, constantemente se han ido buscando mejores controles administrativos y financieros que nos indiquen una proyección de crecimiento, en un área cada vez más competitiva, lo cual ha dado como resultado el uso de registros contables en forma electrónica. Estos resultados han obligado a las empresas a afrontar de forma más efectiva y puntual los cambios que suceden, logrando así optimizar el uso de los recursos mediante la evolución y adaptación de la tecnología a través del uso de la misma.
La contabilidad electrónica ante el SAT
La página oficial del Servicio de Administración Tributaria define este concepto como: “envío de archivos en formato XML de las transacciones registradas en medios electrónicos que realiza una empresa o una persona y envía a través del Buzón Tributario”.
Esto nos indica que la información contable se convierte en archivos con formato electrónico XML y, dichos archivos se depositan en el Buzón Tributario del SAT. Esto permite a todos los contribuyentes que estén obligados a realizarla, llevar su contabilidad de forma más sencilla y haciendo uso de las nuevas tecnologías, llevándola a cabo de manera mensual, trimestral y semestralmente.
El proceso de envío de la contabilidad electrónica al SAT se realiza de manera mensual, trimestral o semestral, dependiendo de las especificaciones para cada tipo de contribuyente. Los archivos deben estar en el formato mencionado, ya que es un estándar de la industria para el intercambio de datos electrónicos, asegura uniformidad y facilita el procesamiento automático de la información.
Objetivos del SAT con la Contabilidad Electrónica
Mejorar la Eficiencia en la Recaudación de Impuestos: Al recibir los datos de manera electrónica, el SAT puede procesar y auditar la información de forma más rápida y precisa.
Facilitar el Cumplimiento de Obligaciones Fiscales: Para los contribuyentes, la contabilidad electrónica simplifica el proceso de reporte, haciendo más fácil el cumplimiento de sus obligaciones fiscales.
Promover la Transparencia: Al tener acceso a datos contables en tiempo real, el SAT puede monitorear las operaciones financieras de manera más efectiva, promoviendo una mayor transparencia en el entorno empresarial.
Contribuyentes que deben realizar su registro contable electrónico de manera obligatoria
La obligación de llevar la contabilidad de manera electrónica aplica para todos los contribuyentes, tanto personas físicas como morales, sin importar su tamaño y giro, incluso, su régimen fiscal.
Además, el SAT aclara, específicamente, sobre los obligados a presentar dicha documentación en modo eléctrico:
- Personas Físicas: Incluye a aquellas con actividad empresarial, profesionales con ingresos superiores a 2 millones de pesos y aquellos que generan ingresos por arrendamiento, siempre que no utilicen la aplicación Mis Cuentas para su contabilidad.
- Personas Morales: Todas las personas morales están incluidas, sean con fines lucrativos o no. Esto incluye, pero no se limita a, grandes corporaciones, pequeñas y medianas empresas, así como entidades sin fines de lucro.
Regulaciones del envío de contabilidad electrónica
La obligación de remitir la contabilidad en formato electrónico a la autoridad fiscal en México se basa en el artículo 28, fracciones III y IV del Código Fiscal de la Federación (CFF). Esta disposición, introducida en la reforma fiscal de 2014, marcó un cambio significativo en la manera en que los contribuyentes deben reportar su contabilidad.
Evolución de las regulaciones
Calendario de implementación
Evolución de las regulaciones
Inicialmente, esta obligación abarcaba a todos los contribuyentes, con la excepción de aquellos que eligieran utilizar la herramienta «Mis Cuentas». La Resolución Miscelánea Fiscal (RMISC) especificó posteriormente que las personas morales debían enviar su contabilidad electrónica a partir de julio de 2014 y las personas físicas a partir de 2015.
Calendario de implementación
La Ley de Ingresos de la Federación 2015, en su artículo 22, fracción IV, estableció un calendario para el envío de la contabilidad electrónica, que fue confirmado y ajustado por modificaciones posteriores a la RMISC. Este calendario determinó que:
Contribuyentes con ingresos en 2013 que excedan de $4,000,000.00, empezarían a enviar su contabilidad electrónica a partir de 2015.
Contribuyentes con ingresos inferiores, aquellos dedicados a actividades primarias, y los del Título III de la LISR iniciarían a partir de 2016.
¿Qué documentos se deben enviar en la contabilidad electrónica?
Desde la formalización del envío de la contabilidad electrónica en 2015, las reglas establecidas por la Resolución Miscelánea Fiscal (RMISC) han delineado claramente los requisitos para los contribuyentes en México. De acuerdo con la regla 2.8.1.5. De la RMISC 2023, los contribuyentes obligados deben cumplir con los siguientes requisitos en su contabilidad electrónica:
- Envío del catálogo de cuentas: Este documento esencial debe ser enviado al inicio de las actividades y cada vez que se realicen modificaciones en él. El catálogo de cuentas es la base de la contabilidad electrónica, ya que detalla todas las cuentas utilizadas para registrar las transacciones financieras de la entidad.
- Presentación de balanzas contables mensuales: Los contribuyentes deben enviar de manera regular las balanzas contables que resumen sus transacciones mensuales. Estas balanzas ofrecen una visión clara y actualizada de la situación financiera de la empresa en un período determinado.
- Entrega de pólizas contables bajo solicitud: Aunque no es un requerimiento constante, las pólizas contables deben ser enviadas cuando la autoridad fiscal las solicite, especialmente durante auditorías o en la gestión de devoluciones de saldos a favor. Estos documentos detallan cada transacción individual, proporcionando una visión profunda de las operaciones financieras.
Las especificaciones técnicas para estos documentos se encuentran detalladas en el Anexo 24, cuya última versión fue publicada en el Diario Oficial de la Federación (DOF) el 7 de marzo de 2019. Este anexo establece los formatos y estructuras de datos requeridos, asegurando la uniformidad y la correcta interpretación de la información por parte del SAT.
Cabe destacar que existen reglas de excepción para ciertos contribuyentes. Aquellos con ingresos inferiores a $4,000,000.00, los que utilizan la plataforma Mis Cuentas, o los que están bajo el Régimen Simplificado de Confianza (RESICO), pueden estar sujetos a requerimientos diferentes. Para los que no se encuentran bajo estas excepciones, la obligación incluye el envío del catálogo de cuentas, ya sea una sola vez o cuando haya cambios, así como las balanzas contables de manera mensual.
¿Cómo se envía la información contable?
Método de envío y formato de archivos
El proceso de envío de la información contable en el marco de la contabilidad electrónica es un aspecto fundamental que los contribuyentes deben manejar con precisión. La información debe enviarse en archivos comprimidos en formato ZIP. Esta modalidad de envío se realiza a través del Buzón Tributario o mediante la sección Trámites del portal del SAT. El uso del formato ZIP no solo permite la compresión de grandes cantidades de datos para facilitar su transmisión, sino que también contribuye a una mayor seguridad en el proceso de envío.
Uso obligatorio de la firma electrónica
Un elemento crucial en este proceso es el uso de la firma electrónica vigente. Esta firma asegura la validez legal de los documentos enviados y confirma la identidad del contribuyente, lo que es esencial para el cumplimiento de las regulaciones fiscales y para mantener la integridad y seguridad de la información transmitida.
Envío del catálogo de cuentas y la balanza de comprobación
En cuanto al catálogo de cuentas, este debe ser enviado junto con la balanza de comprobación inicialmente, y posteriormente cada vez que se realicen modificaciones o adiciones a las cuentas de mayor o subcuentas reportadas. Este requisito garantiza que el SAT tenga siempre la información más actualizada sobre la estructura contable del contribuyente.
Plazos para la presentación de la balanza de comprobación
Los plazos para la presentación de la balanza de comprobación varían según el tipo de contribuyente:
Personas Morales y Físicas: Deben enviar sus archivos dentro de los primeros 3 o 5 días hábiles, respectivamente, al segundo mes después del mes al que corresponda la información.
Contribuyentes que Cotizan en Bolsa: Están obligados a enviar sus archivos mensuales dentro de los primeros 3 días hábiles al segundo mes después del trimestre correspondiente.
Personas morales y físicas del sector primario con declaraciones semestrales: Pueden enviar sus archivos mensuales dentro de los primeros 3 y 5 días hábiles, respectivamente, al segundo mes posterior al semestre correspondiente.
Estos plazos reflejan la importancia de mantener un flujo constante y actualizado de información contable, permitiendo al SAT y a los contribuyentes gestionar de manera eficiente sus obligaciones fiscales.
¿Qué contribuyentes no están obligados a presentar electrónicamente dicha documentación contable?
En el caso de las personas morales, el SAT indica que quedan exentas de presentar la contabilidad electrónica, instituciones como la Federación, entidades federativas, municipios, sindicatos obreros y administración pública paraestatal, a menos que realicen actividades empresariales. Respecto a las personas físicas que cuentan con una actividad empresarial y profesional que implica ingresos no mayores a dos millones de pesos y utilicen la plataforma de Mis Cuentas, o se encuentran en el Régimen de Incorporación Fiscal (RIF).
Por otro lado, aunque no estén obligados a presentar dicho requerimiento ante el Servicio de Administración Tributario, deben conservar toda documentación relacionada con el cumplimiento de las disposiciones fiscales, ya que no los exime de que la autoridad fiscal lo requiera en algún momento, si esto sucede, el contribuyente estará preparado para presentar dicha documentación comprobatoria.
Conclusión
La transición hacia la contabilidad electrónica en México, impulsada por el SAT, no es solo un cambio en la forma en que se llevan los registros contables, sino un paso hacia la modernización y eficiencia en la gestión fiscal. Esta evolución refleja un esfuerzo por adaptarse a un mundo cada vez más digitalizado, donde la agilidad y precisión en el manejo de la información son fundamentales.
La contabilidad electrónica ofrece numerosos beneficios, como la simplificación del cumplimiento de obligaciones fiscales, mayor acceso a datos en tiempo real y una gestión financiera optimizada. Sin embargo, también presenta desafíos, especialmente en cuanto a la adaptación tecnológica y el entendimiento de las nuevas normativas.
Es esencial para todos los contribuyentes, ya sean tanto para personas físicas o morales, comprender sus obligaciones en este nuevo contexto. Conocer las regulaciones, los documentos requeridos y las excepciones es crucial para evitar errores y sanciones. La asesoría profesional desempeña un papel significativo en este proceso, al ofrecer claridad y seguridad en el cumplimiento de dichas obligaciones.
En resumen, la contabilidad electrónica es más que una obligación; es una herramienta estratégica que, si se utiliza correctamente, puede aportar un valor significativo a la gestión empresarial y financiera. Al mantenerse informados y adaptarse a estos cambios, las empresas y profesionales no solo cumplirán con sus responsabilidades fiscales, sino que también se posicionarán mejor en un entorno económico cada vez más competitivo y digitalizado.
En Moore Orozco Medina ofrecemos asesoría en el cumplimiento de las obligaciones sobre contabilidad electrónica, contáctanos para recibir atención personalizada.
También brindamos soluciones integrales de Desarrollo de Negocios, Auditoría, Asesoría Fiscal, Precios de Transferencia, Riesgos, Capital Humano, Auditoría En Tecnologías de la Información y Comercio Exterior. Acércate a nosotros para conocer nuestros servicios.
Dejar una Respuesta